Seis meses, seis hitos, y una forma de comprobar cada uno

Sesiones de briefing con cada área para entender el procedimiento real: ventas, inventario, compras, garantías, crédito y administración. No solo cómo venden — también cómo compran, cómo registran seriales por factura de compra y cómo controlan la garantía con cada proveedor.

Daniel centraliza la data que vayamos pidiendo. Y se abre un grupo de WhatsApp permanente: todo lo que se les ocurra en el camino se registra ahí y se agenda para la etapa que corresponda.

1. Tres números en WhatsApp API oficial, uno por marca. Se acaban las 14 líneas. El cliente sigue viendo el número de la tienda a la que le escribió.
2. Cero riesgo de baneo: al ser API oficial, no hay bloqueo preventivo por volumen ni por sesión en varios dispositivos.
3. Bandeja unificada con las tres cuentas de WhatsApp, las tres de Instagram y las tres de TikTok. Todo mensaje entra por un solo lugar, identificado por canal de origen.
4. Panel individual para cada uno de los 14 vendedores, con acceso solo a sus conversaciones.
5. Distribución automática de leads (round robin): el lead nuevo entra al vendedor 1; si está ocupado, pasa al vendedor 2, y así sucesivamente. Se acaba el vendedor que recibe más mensajes pero cierra menos.
6. Botón de disponible / no disponible por vendedor, para controlar a quién se le reparte.
7. Reasignación entre vendedores: “yo no lo puedo atender” o “tú cierras mejor este tema” — se pasa la conversación con todo el historial.
8. Etiquetas y etapas del proceso de venta, definidas con ustedes en el briefing: nuevo, cotización de equipo, en seguimiento, garantía o soporte, mesas y sillas, y las que hagan falta.
9. Ficha del cliente con historial completo: qué preguntó, qué se le cotizó, quién lo atendió.
10. Campo de notas del vendedor, para lo que se conversó por llamada y no quedó escrito en el chat.
11. Recordatorios con fecha: “llamarlo en dos semanas, cuando cobre la quincena”. Le salta al vendedor el día que toca.
12. Marcado de etapa por el vendedor: contactado, cotizado, en seguimiento, cerrado. Esto es lo que después alimenta la auditoría y el reporte del asistente.
13. Panel del administrador para leer las conversaciones de los 14 sin pedirle el teléfono a nadie, filtrando por marca, por vendedor o por etapa.
14. Separación por marca: cada vendedor ve lo de su tienda; ustedes ven las tres.

Seguimos leyendo de Valery, así que ustedes no cambian de hábito: la factura de compra se sigue cargando ahí como siempre. Lo que hacemos es sacar esa información del servidor local y ponerla en línea — y una vez en línea, la tienda ya puede alimentarse sola de ese mismo inventario.

1. Conexión al servidor local donde corre Valery. Se lee la información de existencias y costos. Ustedes siguen cargando en Valery — no hay corte abrupto ni desorden.
2. Consulta de existencias en tiempo real desde cualquier teléfono, dentro o fuera de la oficina, a cualquier hora. El vendedor de las 11 de la noche ya sabe si hay uno, dos o ninguno.
3. Panel de inventario global: valor total del inventario, cantidad de productos y existencia por marca.
4. Alertas de stock crítico configurables por producto: “cuando queden dos, avísame”.
5. Costo y margen visibles solo para ustedes. El vendedor ve disponibilidad y precio de venta; no ve el costo.

1. Tienda en línea alimentada por el inventario real. Llegan 10 teclados, se ven 10; se facturan 2, la página muestra 8. Sin que nadie la toque.
2. Botón “subir a tienda” desde la ficha del producto. Se carga una vez — nombre, costo, stock, código, foto — y sale publicado con precio, especificaciones y existencia.
3. Foto lista para la tienda con IA. Se le toma la foto al producto como esté, sobre el escritorio, y el sistema la convierte a la plantilla de la tienda. Nadie tiene que diseñar ni destinar horas del día a esto.
4. Títulos y descripciones optimizados para búsqueda, generados con la misma fórmula de SEO que ya usan. El sistema propone dos o tres variantes de título y una descripción detallada, y ustedes escogen. Esto protege el posicionamiento actual y el ~30% de clientes que llegan porque le preguntaron primero a una IA.
5. Categorías y secciones a la medida: gamer, oficina, mesas de computadora, sillas, monitores, procesadores.
6. Marcas y proveedores destacados, con sus logos, dándole prioridad a los principales.
7. Combos automáticos. Se eligen las piezas y el sistema calcula el precio con el margen que quieran, dice cuántas unidades se pueden armar con el stock real, y muestra qué pieza es el cuello de botella. Se cambia una tarjeta madre por otra y el presupuesto se recalcula solo. Lo que hoy toma medio día pasa a ser 10 o 15 variaciones en minutos, desde el celular y a cualquier hora.
8. Ponderación del descuento por pieza. Cuando se baja el precio del combo, el sistema reparte esa rebaja producto por producto, para que a nivel contable cada artículo conserve su costo y su margen correctos, no solo el total.
9. Contacto desde la web directo al CRM: botón “escríbenos” en cada marca, que cae en la bandeja sin pasar por WhatsApp.
10. Los tres canales de venta sobre un mismo inventario, con cada venta marcada según la marca por la que entró.

1. Carga por factura de compra, exactamente como lo hacen hoy: se elige el proveedor ya registrado, se pone el número de factura, la fecha de compra y los seriales. No se registra producto por producto a mano.
2. Registro de seriales asociados a esa factura y a ese proveedor.
3. Buscador por serial. Se escribe el serial y sale: a qué proveedor se le compró, en qué fecha, cuánta garantía queda del lado del proveedor y cuánta del lado del cliente. El caso del cliente que vuelve a los nueve meses, resuelto en segundos.
4. Regla de garantía configurable. Si el proveedor da 12 meses y ustedes dan 9, se define una vez y el sistema la aplica solo. Y cuando el mismo producto viene de dos proveedores con garantías distintas, se fija la línea plana que ustedes decidan, para no tener que explicarle al cliente de cuál lote salió el suyo.
5. Aviso de garantía vencida del lado del proveedor, para decidir a tiempo qué hacer con ese producto: meterlo en combo, bajarle el precio, sacarlo.
6. Escáner de código de barras, con pistola USB o Bluetooth y también con la cámara del celular — Android o iPhone, desde la cuenta de cada quien.
7. Tres modos de escaneo claramente diferenciados: registrar entrada nueva, verificar si un producto existe, o hacer conteo físico. Quien escanea sabe en qué está sin tener que adivinar.
8. Escaneo de caja completa o de producto individual, para descargar mercancía sin abrir una por una.
9. Un solo escaneo actualiza todo: el inventario y la tienda a la vez.
10. Reporte de rotación por producto y por departamento. El caso de los 70 modelos de monitor: cuáles se movieron este mes, cuál tardó, cuál conviene volver a pedir. Es el reporte con el que se decide la compra.
11. Inventario operativo independiente de Valery. A partir de aquí el sistema deja de depender de la lectura: la información vive en el suyo, y Valery queda solo para la parte fiscal hasta que ustedes decidan qué hacer con la homologación.

1. Ventas por vendedor: diario, semanal, quincenal, mensual y anual — idéntico a lo que hoy sacan de Valery.
2. Ventas generales por día y por marca.
3. Ventas por producto y por departamento, que es la base del reporte de rotación del mes anterior.
4. Panel del dueño por marca: ventas del mes, conversaciones atendidas, porcentaje de conversaciones respondidas, ticket promedio, y una línea de color por cada tienda para compararlas de un vistazo.
5. Auditoría por vendedor: cuántos leads recibió, cuántos respondió, en qué etapa se quedó cada uno, cuánto tarda en responder. El caso concreto: si a un vendedor le asignaron 450 y llegó a 390 sin desglosar el resto, se ve.
6. Detección de la fuga por etapa. El vendedor que responde pero no hace seguimiento queda identificado, porque la etapa la marca él mismo desde el mes 1.
7. Asistente con IA para consultas en lenguaje normal: “¿qué vendedor tiene leads sin responder?”, “¿cuántos combos Ultron quedan?”, “¿cómo van las ventas de Mundo Gamer este mes?”. Responde con el dato y con el cuello de botella — quedan dos combos Ultron porque solo hay dos tarjetas 5070.
8. Reportes automáticos diarios, semanales y mensuales, con el análisis de las 6.000 conversaciones que ninguna persona puede leer completas.
9. Análisis de la calidad de la atención: qué se está respondiendo mal, dónde se está perdiendo la venta, qué oportunidad no vio el vendedor que la tenía asignada.
10. Permisos por rol. El vendedor consulta lo suyo; el margen, la rentabilidad y las ventas de las tres tiendas los ven solo ustedes.

La IA aprende de la forma en que sus propios vendedores asesoran y cierran. No es un bot genérico — el intento anterior falló justamente por eso.

1. IA en papel de asesor, no de vendedor. Pregunta para qué quiere el equipo, qué juega, qué programas usa, y orienta. Es lo que el cliente venezolano busca: sentirse asesorado, no que le vendan.
2. Entrenada con su historial: sus respuestas, su forma de recomendar, su catálogo y sus precios.
3. Cobertura fuera de horario. Cuando todos los vendedores están en no disponible, la IA entra sola. El que escribe a las 6 de la tarde o a medianoche recibe atención real.
4. Entrega inmediata al vendedor. Si un vendedor se pone disponible y entra al chat, la IA se apaga en ese momento y la persona cierra.
5. Reparto de lo de anoche. A la mañana siguiente cada vendedor encuentra sus conversaciones asignadas y con contexto: quién escribió, qué quiere y en qué quedó.
6. Calificación del lead — frío, tibio, caliente, listo para llamar — para que el vendedor sepa a cuál entrarle primero.
7. Seguimiento automático de los 5.400 leads que hoy no se retoman. La IA lee la conversación completa, entiende el contexto y retoma con ese contexto, sin que el vendedor tenga que hacerlo.
8. Plantillas aprobadas por Meta para reactivar fuera de la ventana de 24 horas, sin riesgo de baneo. Se diseñan, se envían a aprobación y se dejan listas para usar.
9. Derivación por tipo de mensaje. El cliente que vuelve al número principal por un reclamo o una garantía va a soporte, y no le quita tiempo a un vendedor.
10. La IA se audita a sí misma. El reporte mensual incluye dónde falló su propia respuesta y qué parte del guion hay que ajustar.

1. Tracking de envíos integrado: MRW, Zoom, Domesa y Liberty Express. El vendedor ve dónde va el paquete desde el panel, sin preguntarle a nadie ni entrar a la página de la empresa de envío.
2. Envíos pendientes y su destino en una sola pantalla.
3. Ventas a crédito propias: cliente financiado, inicial, cuotas a tres o seis meses y saldo pendiente. Lo mismo que hoy registran en Valery, pero visible para quien lleva finanzas.
4. Control de Cashea: etiqueta por producto vendido por Cashea, cuánto se lleva vendido en el mes y qué productos se mueven por ese canal — sin esperar los cinco días posteriores al cierre de mes. Con la API de Cashea cuando ellos la habiliten; mientras tanto, con el registro del sistema.
5. Métodos de pago en el carrito, no solo en la ficha del producto: Cashea, Binance, transferencia y pago móvil, según corresponda.
6. Cobro en bolívares con validación automática de pago móvil. El cliente paga, sube la referencia y el sistema confirma solo. Requiere que Laptop Express solicite la API a su banco — Banco de Venezuela o Mercantil; el trámite es de ustedes y normalmente es gratuito.
7. VPS de respaldo, con el servidor local como espejo. Garantiza que el sistema esté en línea el 100% del tiempo aunque falle la luz, el internet o un componente de la máquina de la oficina.
8. Decisión sobre Valery y la homologación fiscal. Para este punto el equipo domina el sistema y el inventario operativo es suyo desde el mes 3. Se evalúa con ustedes si migran a un sistema homologado en línea o mantienen Valery solo para lo fiscal. La decisión y su costo son de ustedes; nosotros hacemos la conexión con el que elijan.
9. Todo lo que haya surgido en los meses anteriores y esté registrado en el grupo de WhatsApp.